Trucos de Outlook 365: sugerencias para dominar el correo electr贸nico de Microsoft

Mejorar la productividad es uno de los aspectos m谩s deseados en la actualidad, sin embargo, muchos no se ajustan a las nuevas tendencias. Para ello, existen algunos trucos de Outlook 365, el servicio de correo electr贸nico.

Simplificar la bandeja de entrada, establecer calendario, crear accesos directos y hasta lograr que tu correo te hable, son algunas de las funciones que puedes aprovechar. Descubre como y m谩s en el siguiente art铆culo.

Contenido
  1. Agrupar correos
  2. Funci贸n 鈥淓lementos r谩pidos鈥
  3. Gesti贸n de las RSS
  4. Respuestas autom谩ticas
  5. Destacar los correos
  6. Filtrar correos electr贸nicos
  7. Cifrar correos electr贸nicos
  8. Bloquear a un usuario
  9. Seguimiento a correos relevantes
  10. Poner el icono de Outlook
  11. Aplicar reglas
  12. Uso de carpetas para organizar correos
  13. Crear grupos de contactos
  14. Agregar firma personal
  15. Programar correos
  16. Respaldar informaci贸n del correo en el ordenador
  17. Atajos de teclado
  18. Versi贸n gratuita
  19. Categorizar correos por colores
  20. Incrementa la privacidad
  21. A帽adir tareas
  22. Agendar citas
  23. Adjuntar elementos
  24. Conceder permiso a otros usuarios para recibir elementos
  25. Personalizar las opciones
  26. Activa la lectura en voz alta
  27. Dictar los correos
  28. Marcar los correos como tarea
  29. Guardar como PDF
  30. No Molestar

Agrupar correos

Agrupar correos ayuda al usuario a evitar que su bandeja de entrada est茅 saturada, facilitando la b煤squeda y selecci贸n de un correo en particular. Por lo tanto, se recomienda dirigirse a 鈥淰isto鈥 y marcar el apartado 鈥淢ostrar mensajes en conversaciones鈥.

Trucos de Outlook 360. Agrupar correos
Luego, deber谩 seleccionar si se trata de una sola carpeta en espec铆fico o todo el buz贸n. En este caso, se aconseja elegir 鈥淓n esta carpeta鈥. As铆, ser谩 m谩s f谩cil acceder a los emails de relevancia.

Funci贸n 鈥淓lementos r谩pidos鈥

Al usar la funci贸n 鈥Elementos r谩pidos鈥 puedes crear una introducci贸n con una locuci贸n com煤n al inicio de los correos, as铆 como seleccionarlo para que siempre aparezca al momento de redactar uno.

Trucos de Outlook 360. Activar la funci贸n 鈥淓lementos r谩pidos鈥

Esto se puede hacer al tener escrita la frase a usar, que se debe sombrear con ayuda del mouse y ejecutar la combinaci贸n de teclas 鈥淎lt + F3鈥, donde aparecer谩 una ventana en la cual podr谩s indicar en qu茅 carpeta almacenarlo y presionar 鈥淎ceptar鈥.

Gesti贸n de las RSS

La gesti贸n de las RSS facilita la visualizaci贸n de noticias en otros sitios web, siendo un cliente de Microsoft que va m谩s all谩 de las funciones b谩sicas de un correo electr贸nico.

Trucos de Outlook 360. Gesti贸n de las RSS

Para hacerlo, ingresa a 鈥Fuentes RSS鈥, ubicada en la columna izquierda de herramientas y haz clic derecho en la misma, donde encontrar谩s la opci贸n 鈥Agregar nueva fuente RSS鈥 con el fin de a帽adir la de su preferencia.

Respuestas autom谩ticas

Se trata de una funci贸n para contestar emails, que reemplaza al usuario durante su ausencia. Seg煤n la configuraci贸n, puede cubrir ciertas horas o d铆as. Para lograrlo, se debe dirigir a 鈥Archivo鈥 y seleccionar 鈥Informaci贸n鈥, donde encontrar谩s el bot贸n 鈥Respuestas autom谩ticas鈥.

Trucos de Outlook 360. Agregar respuestas autom谩ticas

En este apartado, tendr谩s que marcar 鈥Enviar respuestas autom谩ticas鈥. Asimismo, para a帽adir la fecha y hora en la cual surgir谩n, selecciona la casilla 鈥淓nviar solo durante este intervalo de tiempo鈥. Una vez hechas las modificaciones, redacta el mensaje y pulsa 鈥淎ceptar鈥.

Destacar los correos

Al recibir tantos correos diariamente, es necesario usar un truco que permita destacar un correo importante. Para ello, se usan las menciones, logrando que la comunicaci贸n se establezca como prioritaria en qui茅n recibe el mensaje.

Destacar los correos

Para ello, en el cuerpo del mensaje solo debes colocar el signo @nombre y el correo de la persona se autocompletar谩. Termina el mensaje y listo.

Filtrar correos electr贸nicos

Una forma sencilla de ubicar un correo en la bandeja de entrada, es por medio de los filtros. Para acceder a estos se debe ir a 鈥淚nicio鈥, seleccionar 鈥淏uscar鈥 y hacer clic en 鈥Filtrar correo electr贸nico鈥.

Trucos de Outlook 360. Filtrar correos electr贸nicos

Una vez en este apartado, ser谩 conveniente elegir el filtro a aplicar con el fin de hallar el mensaje, ya se trate de emails sin leer, con datos adjuntos, por categor铆as, entre otros.

Cifrar correos electr贸nicos

Para mayor seguridad del usuario al momento de enviar un email, existe una funci贸n orientada a cifrar sus correos electr贸nicos, haciendo que requieran de contrase帽as o una firma digital especial para revelar los mensajes.

Trucos de Outlook 360. Cifrar correos electr贸nicos

Esto se logra al ir a 鈥Archivo鈥 y seleccionar 鈥Opciones鈥, donde aparecer谩 una ventana en la que ser谩 necesario elegir 鈥淐entro de confianza鈥 y pulsar 鈥Seguridad de correo electr贸nico鈥, en la cual podr谩s habilitar el cifrado y otras funciones.

Bloquear a un usuario

Los correos no deseados suelen convertirse en situaciones muy comunes para algunas personas, por lo que la mejor forma de evitarlos es bloqueando al usuario responsable. Para lograrlo, se debe ingresar a 鈥淚nicio鈥, pulsar el 铆cono de 鈥Prohibido鈥 y dar clic en 鈥Opciones para el correo electr贸nico no deseado鈥.

Trucos de Outlook 360. Bloquear a un usuario

Luego, ser谩 conveniente acceder al apartado 鈥Remitentes bloqueados鈥 y presionar 鈥淎gregar鈥︹ para a帽adir la direcci贸n a bloquear. Al finalizar, pulsa 鈥Aceptar鈥.

Seguimiento a correos relevantes

Cuando es necesario estar al tanto de correos importantes, se puede realizar un seguimiento. Con esta funci贸n es posible obtener avisos espec铆ficos, revisar respuestas, observar cu谩l fue la 煤ltima e incluso personalizarlas.

Trucos de Outlook 360. Realizar un seguimiento a correos relevantes

Para encontrar esta funci贸n, solo debes dar clic derecho en el correo de tu preferencia y seleccionar 鈥Seguimiento鈥. En el caso de que desees a帽adir una configuraci贸n, presiona 鈥Agregar aviso鈥.

Poner el icono de Outlook

Para tener este 铆cono de acceso directo, es necesario tener la versi贸n web de Outlook instalada en el equipo. Para hacerlo desde el navegador, solo debes acceder a la configuraci贸n de Google Chrome y seleccionar Instalar Outlook.

Icono de Outlook

De igual manera, puedes simplificar el proceso con solo pulsar el 铆cono de descarga que se coloca en la barra de la URL. Al pulsarla se descarga el acceso a la aplicaci贸n y puedes ingresar al correo con un clic.

Aplicar reglas

Con este truco se ejecuta una serie de configuraciones destinadas a facilitar el manejo y organizaci贸n de los correos, ya sea de un destinatario o un asunto en particular. Para ello, selecciona el correo y en los tres puntos de configuraci贸n, ve hasta crear regla.

Aplicar reglas

Ahora, puedes establecer lo que deseas hacer en caso de una comunicaci贸n espec铆fica. Por ejemplo, moverla a una carpeta e incluso reproducir un sonido especial.

Uso de carpetas para organizar correos

El uso de carpetas permite ubicar y organizar correos electr贸nicos. Para usar esta funci贸n es imprescindible ubicarse en la pesta帽a 鈥淐arpeta鈥 y dirigirse a 鈥淣ueva Carpeta鈥. Al hacer clic en esta, podr谩s a帽adirle un nombre, seleccionar la clase de contenido que almacenar谩 y su ubicaci贸n.

Trucos de Outlook 360. Uso de carpetas para organizar correos

De igual forma, en el mismo apartado se encuentra la opci贸n 鈥Nueva Carpeta de b煤squeda鈥, que ayuda al usuario a encontrar f谩cilmente correos sin leer, de contactos espec铆ficos o que han sido marcados para seguimiento.

Crear grupos de contactos

Es posible crear grupos de contactos para que el usuario los pueda ubicar con mayor facilidad. Pueden ser de compa帽eros de trabajo, profesores, amistades, entre otros. Facilita el env铆o de mensajes de forma simult谩nea y de inmediato.

Crear grupos de contactos

Para crearlo, se debe acceder al icono 鈥Nuevo grupo鈥. Seguidamente, se despliega en pantalla un cuadro donde se colocan los integrantes y el motivo de la creaci贸n del grupo. As铆, es m谩s sencillo conocer cierta informaci贸n sin perder tiempo buscando entre los mensajes.

Agregar firma personal

Si eres de los que usa Outlook a nivel profesional, puedes agregar una o varias firmas personales a los correos. Para lograrlo, en 鈥Nuevo correo electr贸nico鈥 pulsa el apartado 鈥Firma鈥, que se encuentra en el men煤 鈥Mensaje鈥.

Trucos de Outlook 360. Agregar firma personal

Una vez hecho, deber谩s presionar 鈥Firmas鈥, donde se abrir谩 una ventana. En esta, ser谩 conveniente oprimir en 鈥Nueva鈥 para a帽adir la firma y seleccionar 鈥淎ceptar鈥.

Programar correos

Este es uno de los trucos Outlook que puedes aplicar los fines de semana o al salir de vacaciones para mejorar la productividad. Para lograrlo, solo debes desplegar las opciones del bot贸n Enviar y pulsar sobre Enviar m谩s tarde.

Programar correos

Seguidamente, se desplegar谩 en pantalla una ventana que permite personalizar la fecha del env铆o con d铆a y hora. Esta es una de las actualizaciones de la plataforma que garantiza la organizaci贸n.

Respaldar informaci贸n del correo en el ordenador

Trucos de Outlook 360. Respaldar informaci贸n del correo en el ordenador
Es factible respaldar informaci贸n almacenada en el correo electr贸nico al ordenador, a modo de copia de seguridad. Esto es posible de hacer al acceder a 鈥淎rchivo鈥 y seleccionar 鈥淎brir y exportar鈥. Luego, ser谩 necesario desplazarse por las diversas funciones que presenta, dar clic en 鈥淚mportar o exportar鈥 y elegir la carpeta a almacenar.

Atajos de teclado

Trucos de Outlook 360. Atajos de teclado

Microsoft Outlook 365 cuenta con atajos para facilitar ciertas funciones. Se trata de comandos ejecutados por la combinaci贸n de teclas que aceleran procesos, como el contestar correos o vaciar la bandeja de entrada. Entre estos se encuentran:

  • "Alt+R": permite responder a todos.
  • "Alt+W": puede pasar al siguiente email.
  • "Alt+S": se usa para enviar un correo.
  • "Ctrl+M": da acceso al men煤 dirigido a responder y recibir mensajes.
  • "Ctrl+D": ayuda al usuario a eliminar un email seleccionado.
  • "Ctrl+U": puede abrir la ventana para redactar un nuevo correo.
  • "Ctrl+R": permite contestar un email.

Versi贸n gratuita

La versi贸n gratuita de Microsoft Outlook presenta caracter铆sticas y funciones limitadas, pero que cumplen perfectamente con su trabajo como servicio de correo electr贸nico. Gracias a esta es posible disfrutar de calendario, carpetas, una bandeja de salida, entrada y mucho m谩s.

Trucos de Outlook 360. Acceder a la versi贸n gratuita

Categorizar correos por colores

Para ubicar y organizar con mayor facilidad los correos electr贸nicos alojado en la bandeja de entrada, se puede hacer uso de un color. De esta forma, es posible establecer un tono para cada mensaje de acuerdo a su importancia.

Trucos de Outlook 360. Categorizar correos por colores

Para ello, se hace clic derecho en el email recibido y selecciona el apartado 鈥淐ategorizar鈥 con el fin de elegir el color de tu preferencia.

Incrementa la privacidad

Microsoft Outlook almacena datos del usuario para poder ejecutar ciertas funciones al momento en que sean requeridas. Sin embargo, existe la alternativa de desactivar alguno de estos procesos.

Trucos de Outlook 360. Incrementar la privacidad

Para lograrlo, es imprescindible ubicarse en 鈥淎rchivo鈥 y seleccionar 鈥淥pciones鈥, donde surgir谩 una ventana en la cual deber谩s dar clic en el apartado 鈥淕eneral鈥. Luego, ser谩 conveniente presionar 鈥Privacidad y datos鈥. A continuaci贸n, encontrar谩s diferentes secciones en la que se explica el tipo de informaci贸n extra铆da y el por qu茅 se usa. Realiza los ajustes que creas conveniente y guarda los cambios.

A帽adir tareas

Outlook ofrece herramientas para organizar y a帽adir tareas, con el fin de ayudar al usuario a gestionar las actividades diarias. Se puede acceder a esta a trav茅s de los 铆conos ubicados en la barra inferior izquierda, en la secci贸n de Tareas.

Trucos de Outlook 360. A帽adir tareas

En la misma deber谩s seleccionar 鈥Nueva tarea鈥. Coloca la actividad a realizar, el asunto, la fecha de inicio, de vencimiento, el estado y nivel de prioridad. Luego, solo haz clic en el 铆cono de 鈥Agregar鈥.

Agendar citas

La secci贸n de calendario de Outlook permite agendar citas y toda clase de eventos. Para ello, debes ingresar al 铆cono del mismo que se ubica en la barra de tareas inferior. Luego, hay que seleccionar la fecha de dicho suceso y hacer clic derecho.

Trucos de Outlook 360. Agendar citas.

Despu茅s, deber谩s presionar en 鈥Nueva cita鈥, aunque tambi茅n posees opciones como: 鈥淣uevo evento Todo el d铆a鈥, 鈥淣ueva convocatoria de reuni贸n鈥, 鈥淣ueva cita peri贸dica鈥, 鈥淣uevo evento peri贸dico鈥 y 鈥淣ueva reuni贸n peri贸dica鈥.

Adjuntar elementos

Es posible adjuntar calendarios y otros elementos como documentos, notas, citas y listas al momento de redactar un correo electr贸nico. Esto se puede hacer antes de enviar el email, accediendo a 鈥淚nsertar鈥 y seleccionando el apartado 鈥淓lemento de Outlook鈥.

Trucos de Outlook 360. Adjuntar calendarios y otros elementos

Asimismo, podr谩s insertar documentos del paquete de Microsoft al presionar 鈥淎djuntar archivo鈥.

Conceder permiso a otros usuarios para recibir elementos

La opci贸n 鈥Delegar acceso鈥, puede conceder permiso a otros usuarios para recibir elementos, permiti茅ndole ingresar a otro individuo, siempre y cuando se le tenga confianza, ya sea por temas profesionales o personales.

Trucos de Outlook 360. Conceder permiso a otros usuarios para recibir elementos

Es posible usar esta funci贸n al presionar 鈥Archivo鈥, seleccionar 鈥Configuraci贸n de la cuenta鈥 y escoger 鈥淒elegar acceso鈥. Luego, deber谩s a帽adir a esta persona, quien podr谩 actualizar diferentes utilidades, a excepci贸n de los contactos y correos.

Personalizar las opciones

Debido a que Outlook cuenta con infinidad de funciones, es posible personalizarlas para acceder m谩s r谩pido a cada una de ellas. Para ello, debe ingresar al apartado 鈥淎rchivo鈥, luego pulsar la funci贸n 鈥淥pciones鈥.

Trucos de Outlook 360. Modifica la barra de herramientas y opciones

En la misma, encontrar谩s dos pesta帽as llamadas 鈥Personalizar cinta de opciones鈥 y 鈥Barra de herramientas de acceso r谩pido鈥. Coloca la de tu preferencia y selecciona las m谩s usadas. Luego, pulsa 鈥淎ceptar鈥.

Activa la lectura en voz alta

Outlook cuenta con una funci贸n de lectura que permite leer los correos electr贸nicos, ayudando al usuario en gran medida. Para acceder a esta, se debe ir a 鈥Inicio鈥 y pulsar 鈥淟eer en voz alta鈥, lo que comenzar谩 la lectura se帽alando la parte del email donde se va relatando, con total facilidad y de forma audible.

Trucos de Outlook 360. Activa la lectura en voz alta

Dictar los correos

Otro de los trucos de Outlook 365 es la capacidad que posee para copiar los mensajes que les dictes. Necesitas un micr贸fono, si lo haces desde la computadora, evitando la acci贸n de teclear el texto.

Dictar los correos

Para ello, debes abrir un nuevo correo y, en la secci贸n de Mensaje, pulsa Dictar. Espera que aparezca la barra de dictado y empieza a pronunciar el texto. Debes mover el cursor hacia los espacios que debes llenar e insertar los signos de puntuaci贸n dict谩ndolos claramente.

Marcar los correos como tarea

Si las instrucciones de un correo son actividades para realizar, puedes convertirlo en una tarea dentro de la plataforma, ahorrando tiempo. Para ello, ub铆cate sobre el correo, haz clic derecho y en la parte inferior, en Opciones avanzadas, pulsa Crear Tarea.

Marcar los correos como tarea

De forma inmediata, migra a la secci贸n de Tareas, en donde puedes configurar el recordatorio.

Guardar como PDF

Existe un truco que a muchos encanta porque permite crear respaldo de cierta informaci贸n y es guardar el correo como PDF. Para ello, abre el email y pulsa el comando Ctrl + P, donde se despliega una ventana para seleccionar la impresora.

Guardar como PDF

Elige la opci贸n de Guardar como PDF y almac茅nalo en la carpeta de la PC que desees. De esta manera, puedes imprimir la informaci贸n y tener un respaldo en f铆sico.

No Molestar

Este es un truco de Outlook ideal para quienes usan el dispositivo m贸vil para trabajo y desean tener un descanso o no distraerse en una reuni贸n. Para ello, ingresa a la app y pulsa el men煤 en la esquina superior izquierda. Toca el 铆cono de la alarma y configura la opci贸n No Molestar.

No Molestar

En conclusi贸n, son muchos los trucos Outlook que puedes aprovechar para ganar tiempo y usar m谩s funciones del servicio. La mayor铆a se encuentran disponibles en la versi贸n de pago, pero algunas muy efectivas en la gratis.

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